Звоните! С 7:00-23:00 8(495)220-16-19
Главная » Статьи » Как убраться на столе

Как убраться на столе


Как привести в порядок свой рабочий стол

Скажите, бывало ли такое, чтобы вы не могли нормально работать из-за беспорядка на своем столе? Все мы надеемся, что однажды наведем на нем порядок. Неважно, работаете вы дома или в офисе, захламленное рабочее пространство напрочь убивает продуктивность, в то время, как чистый рабочий стол, наоборот может увеличить её.

Одно время я могла писать только в кафе. Мне это нравилось, потому что у меня был мой любимый напиток, Wi-Fi и, самое главное, качественный, чистый, деревянный стол для меня одной. Многие мне говорили, что это довольно дорогой способ, для того, чтобы писать и работать. И хотя я понимала их доводы, я была уверена, что они поймут меня, увидев устрашающее состояние моего рабочего стола дома.

Это был полный бардак! Бумага, провода, книги и диски, разбросанные по всему столу. Работа за таким столом — самое настоящее убийство эффективности. Как можно работать, если на нем едва хватает места для ноутбука или компьютера?

Но нехватка пространства — не единственная проблема. Я пыталась работать на кровати, которая стоит перед моим столом, но этот вид бардака вызывал жуткое раздражение. Его созерцание заставляло меня задуматься о других задачах, которые мне нужно было решить, включая систематизацию всего этого.

В результате я отвлекалась от текущих задач, и стресс только рос. Присутствие на моем столе непрочитанных книг, новых DVD часто заставляло меня думать о других, посторонних вещах. Вскоре я поняла, что дальше так продолжаться не может.

Однажды, моя безвозмездная, писательская деятельность стала мне дороговато обходиться. Когда мой бюджет совсем отощал, и пришлось распрощаться с регулярным посещением кафе неподалеку, я решила привести в порядок свой рабочий стол. Уменьшение расходов, минимизация раздражающих факторов и увеличение пространства все же были не единственными преимуществами. Don Aslett, автор книги, The Office Clutter Cure, сказал, что главная потеря от бардака на рабочем месте — это уважение.

Есть предположение, что люди у которых беспорядок на их рабочих местах, также теряют контроль и над своими жизнями. Не могу не согласиться. Что бы вы подумали о вашем докторе или о кассире в банке, если бы у них были неопрятные столы с разбросанными на них инструментами и чеками? Наверняка следующее: если эти профессионалы не могут элементарно убраться на столе, то и свою работу вряд ли выполнят на должном уровне.

Я стеснялась спрашивать мнение семьи и друзей из-за страха, что они увидят мой стол. Это могло вселить в них ощущение, что мне наплевать на себя. Для тех, кто работает в офисе: какое впечатление вы произведете на своих начальников и коллег, когда они увидят беспорядок на вашем столе? Они вероятнее всего подумают, что вы не можете справляться со своей работой на подобающем уровне.

1. Уберите все со своего стола

Я люблю начинать все с чистого листа. Уберите все вещи со своего стола и сложите их в одну кучу для сортировки. Ко всему прочему это лучшее время, чтобы вымыть стол. Используйте влажную тряпку или любое другое средство, чтобы удалить всю пыль и грязь с него.

В результате у вас будет чистый и сияющий стол, как свет в конце темной пещеры, а это кого хочешь подтолкнет к продолжению наведения порядка. После можно поставить на стол основные вещи, такие как компьютер и настольную лампу. Убедитесь, что провода от всех приборов проходят сзади стола и не позволяют ничего задеть и опрокинуть.

2. Отсортируйте: оставить или выбросить

Увы, для меня это самая сложная часть процесса, особенно с тоннами бумаг, которые у меня есть. Но несмотря на это, я нахожу данный шаг крайне выгодным, потому что он позволил мне избавиться от большого количества мусора.

Первое, что вы должны сделать — это отсортировать вещи по категориям: бумага, ручки и так далее. Затем вы должны рассмотреть каждую из них и решить, что оставить, а что выбросить. Попытайтесь проявить благоразумие в процессе решения. Вам действительно так нужно меню из ресторана, который закрылся пять лет назад?

В случае с канцелярскими принадлежностями: проверьте все ли ручки пишут. Выбросьте все, что больше не представляет ценности, например сломанная линейка, кусочки которой валяются повсюду.

3. Приведите в порядок свои бумаги

Разберитесь с бумагами, которые вы все же решили оставить на некоторое время. Документы, которые вам нужны для текущей работы, должны лежать на столе. Поместите их в различные папки исходя из того, какой категории относится каждый документ, еще их можно поделить на входящие и исходящие. Все что не предназначено для немедленного использования должно лежать в шкафах.

Я предпочитаю использовать для хранения документов пластиковые ящики наподобие этих:

4. Возвращаем назад

Хорошо бы как-то визуализировать желаемый вид рабочего стола до того, как вы положите на него остальные вещи. Делая это помните, что документы и канцелярские принадлежности должны быть в зоне досягаемости. Также желательно, чтобы между вещами было достаточно пространства, чтобы стол не выглядел перегруженным.

Положите все принадлежности в настольные органайзеры или другие емкости, которые позволят увеличить вам рабочее пространство. Также не кладите на стол никаких отвлекающих вещей, наподобие книг и других развлекательных материалов.

5. Придайте индивидуальности

Все почти готово! Теперь самое время внести немного красок и придать индивидуальности вашему рабочему пространству. Поставьте рамки с фотографиями, которые вам нравятся. Также можно добавить немного украшений в виде маленьких игрушек, чтобы стол выглядел более живым.

Это непростой процесс, но он того стоит, так как ваш стол будет больше располагать к работе.

Теперь у вас есть чистый и аккуратный стол, однако помните, что главное поддерживать его в таком состоянии. Не откладывайте уборку на потом, иначе вам придется начать все заново.

www.vitamarg.com

10 шагов для вдохновляющего порядка на столе

Если на вашем столе столько мелочей и бумаг, что некуда поставить кружку, то пора принимать экстренные меры. Не все так плохо? Можно сделать еще пару шагов для достижения идеала. Пусть Эйнштейн и говорил, что «только дурак нуждается в порядке — гений господствует над хаосом», позволю себе с ним не согласиться. Если вы не Эйнштейн и бардак на столе объективно отвлекает, снижает вашу эффективность и способствует стрессу, лучше стимулировать свою креативность другим способом. Всего несколько полезных шагов и ритуалов из этой статьи приблизят вас к победе — чистому, организованному и вдохновляющему на свершения столу.

Шаг 1. Порядок на столе начинается с размусоривания

Есть люди, которые обожают выкидывать лишние бумажки, а есть те, для кого этот шаг будет самым непростым, но начать с него необходимо. Пусть в мусор полетят просроченные документы, неактуальные заметки, сломанная канцелярия и прочая ненужная мелочь.

Шаг 2. Правильная сортировка

Посмотрите скептическим взглядом на все, что осталось после уборки. То, чем вы пользуетесь каждый день, можно оставить на поверхности стола или в ближайшем ящике. То, что вы берете раз в неделю и реже, отправьте на хранение в шкаф или на полки. Так вам будет проще поддерживать пространство организованным и чистым, а изредка встать из-за компьютера, чтобы сходить за вещью — только полезная разминка.

Шаг 3. Система хранения

Инвестировать в продуманные органайзеры — хорошая идея. Важно, чтобы они были удобными персонально для вас и, что важно, радовали глаз, тогда порядок поддерживать будет приятнее. Здорово, если в органайзере будет место для зарядки телефона, а еще лучше беспроводной ее вариант — это избавит вас от лишних проводов под рукой.

Шаг 4. Мусор в мусорку

Поскольку обещание себе «я выкину эту бумажку, когда в следующий раз буду вставать» практически никогда не работает, просто поставьте рядом со столом небольшую и симпатичную мусорную корзину. 

Шаг 5. Хранение мелочей

Как бы вы ни старались, различные мелочи все равно будут скапливаться на вашем рабочем столе. Вместо того, чтобы фанатично следить за ними, заведите небольшой поднос, миску или любую другую ёмкость, куда вы будете их сбрасывать. Главное — все же перебирать ее время от времени.

Шаг 6. Усмирение проводов

Мы уже подсказали вам про беспроводную зарядку для телефона, но это явно не единственный кабель, который будет вас беспокоить. Добавьте к оснащению вашего рабочего стола специальные органайзеры для проводов. Если провода слишком длинные, скрутите лишнюю длину колечками и скрепите зажимом для бумаг — как на фото ниже. Можно даже приклеить цветные стикеры к проводам и подписать их: отличный лайфхак не только, чтобы не запутаться в однотипных шнурах, но и существенно повышающий шанс вернуть свое имущество после того, как вы одолжили его коллегам.

Шаг 7. Справочные документы рядом

Если у вас в работе есть документы, с которыми вы все время сверяетесь (инструкции, таблицы — что угодно), важно, чтобы они были легко доступны и не терялись в других бумагах. Организуйте место для этих «справочников» на стене около рабочего стола или в настольном органайзере. Для пущего эффекта можно пометить этот документ ярким стикером, положить в уникальную папку или заключить в рамочку.

Шаг 8. Вдохновляющий декор

Декору на рабочем столе — быть! Даже если вы ярый минималист, 1-2 вещи сделают все только лучше. Здесь важно выдержать баланс: декор должен вдохновлять, но при этом не отвлекать. А еще его должно быть ровно столько, чтобы оставалось место не только для полезных вещей, но и для пустого пространства. Самым полезным декором признаны горшечные растения или цветы в вазе — они снижают нервное напряжение аж на 37%!

Также хороши мотивирующие открытки и постеры, любимые кружки, а канцелярия, которую не стыдно выложить в инстаграм, будет не только вдохновляющей, но и полезной. Если ваш стол стоит у стены, используйте это пространство не только для навесных органайзеров, но и для мудбордов или красивых досок для записи планов и идей.

Шаг 9. Вечерний ритуал

Порядок недостаточно один раз создать, его нужно поддерживать. Для этого поможет ритуал, который важно совершать перед уходом домой:

Подумайте, с чего вы начинаете свой день, поскольку то, как вы проводите рабочее утро — хороший показатель качества остального дня. Если вы сперва записываете дела в блокнот, пусть он лежит перед клавиатурой с закладкой на нужной странице и красивой ручкой рядом. Если проверяете почту, пусть ничто не встает на пути между вами и компьютерной мышью. Привыкли начинать утро с кофе? Поставьте кружку на самом видном месте.

Шаг 10. Повторять раз в квартал

Создайте еще один ритуал, который проводится 4 раза в год: вашему столу все равно понадобится генеральная уборка. Чтобы не забывать о ней, можно ставить напоминания и пометки в календаре, но как нам кажется, гораздо приятнее приурочить уборку к началу нового времени года. В первый рабочий день весны или осени радуйте себя свободным, как чистый лист, столом.

Другие материалы на эту тему:

Фотографии: themuse.com, levo.com, goodhousekeeping.com, etsystatic.com, homeyohmy.com, marthastewart.com, snupps.com

kvartblog.ru

Как расставить вещи на рабочем столе, чтобы стать продуктивнее

На Западе есть специальность «профессиональный организатор». Он помогает клиентам навести порядок в комнатах и офисах, в бумажных и электронных файлах, а также разработать персонализированную систему планирования.

Лиза Заслав (Lisa Zaslow) — один из таких специалистов.

Исследования показывают, что в среднем человек теряет час в день из-за дезорганизации. При этом люди ужасно раздражаются, когда что-то не могут найти. А ведь для того, чтобы навести порядок, требуется гораздо меньше времени.

Лиза Заслав

Вот как Лиза и другие эксперты рекомендуют организовывать рабочее пространство, чтобы добиваться максимальной производительности.

Правило 1. Расставьте всё правильно

Монитор должен находиться на уровне глаз и на расстоянии 43–45 см от вас.

Располагайте часто используемые предметы, например телефон или канцелярские принадлежности, со стороны преобладающей руки. Это удобно: не нужно тянуться, сваливая всё вокруг.

Правило 2. Используйте канцтовары рационально

Вам действительно нужны 10 ручек, нож для бумаг и степлер каждый день? Держите на столе только те канцелярские принадлежности, которыми пользуетесь ежедневно. Остальное сложите в пенал и уберите в стол, а лучше куда-нибудь подальше.

Встав из-за стола за карандашом или скрепкой, вы на время выключите мозг от проекта, над которым работаете. Это позволит взглянуть на него под новым углом, когда вы вернётесь.

Эмми Трейгер (Amy Trager), профессиональный организатор из Чикаго

Другой эксперт, Эндрю Меллен (Andrew Mellen), подчёркивает, что лучше, когда сотрудники хранят запасы офисных канцтоваров в одном месте (общий комод или стеллаж), а не каждый по своим ящикам.

Правило 3. Пользуйтесь стикерами для заметок без фанатизма

Обклеивать монитор разноцветными бумажками, как доску объявлений, не полезно и не продуктивно.

Когда напоминалок слишком много, они бесполезны.

Эмми Трейгер

Будьте умеренны — делайте стикеры только с важными краткосрочными напоминаниями.

Правило 4. Не переборщите с личными вещами

Важно соблюдать баланс между профессиональной и личной жизнью на рабочем месте. Это трудно.

Семейные фотографии, сувениры с отдыха и другие приятные мелочи греют душу и поднимают настроение в течение рабочего дня. Однако чересчур памятные вещи, вызывающие бурю воспоминаний, слишком отвлекают.

Взгляд скользит по предметам, а мозг обрабатывает информацию, даже если мы не осознаём этого.

Лиза Заслав

Держите на рабочем столе не больше трёх личных вещей.

Правило 5. Регламентируйте «общение» с электронной почтой

Email — это по-прежнему самый удобный способ коммуникации в интернете. Но он может нанести удар по продуктивности, если постоянно отвлекаться на письма.

Лайфхакер и профессиональные организаторы рекомендуют: проверяйте почту два раза в день в определённые часы. Всё остальное время должно быть занято работой.

Да! И отключите уведомления, чтобы не разрушать состояние потока.

Правило 6. Оставляйте свободное место для бумажной работы

Порой рабочий стол настолько загружен, что негде расписаться или составить документ от руки.

Имейте справа или слева (в зависимости от того, правша вы или левша) ничем не занятый островок. Не обязательно большой — для бумажной работы вполне достаточно прямоугольника 30 × 40 см.

Правило 7. Упорядочьте рабочие процессы

Не держите под рукой документы, не относящиеся к текущей работе. Когда стол завален бумагами по позапрошлому, прошлому, настоящему и будущему проектам, наступает хаос. Чтобы избежать этого, эксперты рекомендуют группировать документы по папкам:

Храните эти папки в специальном органайзере, а не в стопке друг на друге, чтобы упростить документооборот.

Правило 8. Наводите порядок как можно чаще

Беспорядок помогал творить Алану Тьюрингу и Александру Флемингу. Но такие примеры единичны.

На большинство людей беспорядок действует негативно, снижая концентрацию и продуктивность. Регулярно задавайтесь вопросом, все ли предметы на своих местах на вашем столе?

Даже если человек не замечает беспорядка, он всё равно влияет на него.

Эндрю Меллен

Для наглядности мы выразили описанные хаки в графике. Распечатайте и повесьте НАД рабочим столом.

Напоследок ещё несколько советов по организации рабочего пространства:

lifehacker.ru

Как навести порядок на столе, в доме и жизни

Японцы считают, что с помощью порядка и стандартов можно решить 80 % проблем в бизнесе. Порядок экономически выгоден.

И это можно доказать. Но статья о другом. Друзья, сегодня я с удовольствием делюсь с вами уникальным инструментом для изменения жизни — 5С.

5С — это пять слов на буку «С». Применяя их последовательно, вы наведете порядок где угодно. С 5С вы быстро получите блестящий результат.

Вот этапы, которые нужно пройти:

С теорией покончено. Давайте посмотрим, как вам применить технологию 5С на своем рабочем столе.

Прежде чем начинать уборку выделите себя полчаса-час времени и определите две зоны.

Первая — это «Карантин», куда сложите все предметы, которые жалко выкинуть, но на рабочем столе и в тумбочке им не место.

Вторая — «Мусор», где складываем все, что нужно выбросить (можно использовать обычную корзину для мусора).

Приступаем к первому этапу — Сортировке.

Если вы всерьез взялись за дело, посмотрите на свой рабочий стол — вы видите его таким последний раз.

Посмотрели? А теперь уберите со столешницы абсолютно все, включая монитор и лотки с документами! Снимайте их на пол, на стулья или соседние столы.

Следующий шаг — приведите в первозданное состояние клавиатуру, монитор, мышку и прочие предметы. Берите влажную тряпку и начинайте оттирать.

Свои места для всего

Дальше самое сложное: определить, что нужно оставить, а что выбросить.

Как только вы отмыли рабочие принадлежности, возвращайте их назад. В этом вам помогут три вопроса.

Возьмите вещь в руку и спросите себя:

Для окончательной проверки задайте себе контрольный вопрос: как часто я пользуюсь этим предметом?

Если несколько раз в день — смело оставляйте на столе. Если реже, предмет уходит в зону «Карантина».

Самая большая ошибка — пытаться сразу определить место для «проблемной вещи». Пойдете по этому пути, порядок будете наводить очень-очень долго.

Так что не наступайте на эти грабли, смело откладывайте все, что под вопросом, в «Карантин». Когда приберетесь на столе, разберетесь с каждой вещью отдельно.

Придирчивому осмотру подвергается все, начиная с документов в лотках и заканчивая канцтоварами в настольном органайзере. Канцтовары оставлять исключительно в одном экземпляре!

Просмотрите все бумаги в рабочих лотках. Часть из них уже наверняка устарела, некоторые вообще непонятно откуда взялись. Выбрасывайте без сожаления все, что ненужно и непонятно зачем лежит.

Для начала рекомендую на столе оставить два лотка. Постепенно вы научитесь обходиться вообще без них.

На одном лотке приклейте надпись «Входящие» (вспоминаем GTD), на другом — «Сделанное».

Все текущие документы сложите в лоток «Входящие». После наведения порядка будет понятно с чего начать работу.

Все обработанные документы переходят в лоток «Сделано». Так вам будет видно, сколько всего вы сделали за день (или неделю).

В результате на столешнице должны остаться те вещи, которыми вы пользуетесь по нескольку раз на день.

Убрали со стола, приступайте к уборке в тумбочке.

Последовательность та же — вытащить все, протереть ящик от пыли, вернуть обратно лишь нужные вещи.

Если у вас в тумбочке три ящика, то в верхний кладутся вещи, которыми пользуетесь два-три раза в неделю. В средний — те, что используются раз в  десять дней, а в нижнем оставляете личные вещи (кружка, сахар, перчатки и т.д.)

После этого этапа у вас должна заметно пополниться корзина с мусором и зона карантина.

Содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование

После первых двух этапов ваш стол выглядит непривычно чистым и пустым? Если да, вы все сделали верно.

Первое время вас будет донимать ощущение, будто чего-то не хватает. Это нормально, просто ваши глаза еще не привыкли к новому виду.

Чтобы бардак не вернулся, нужно решить, когда и как вы будете поддерживать созданный порядок.

Рекомендую наводить чистоту каждый вечер по окончании рабочего дня. Пусть весь день по столу хоть «мамай гуляет», но вечером должен быть шик и блеск.

Этим ритуалом вы закрываете рабочий день и переключаетесь на отдых. В пятницу советую сделать уборку в лотках и проверить на актуальность дела, скопившиеся во «Входящих» и очистить лоток «Сделано».

О стандартах

В моем понимании стандарт — это наилучший способ выполнения той или иной работы. Стандартом вашего порядка станет фотография прибранного рабочего места. Распечатайте фото и повесьте его над столом. Теперь вы ни за что не забудете, как должен выглядеть ваш стол после работы. Любые отклонения будут сразу же заметны. Вам останется лишь поддерживать и совершенствовать чистоту.

Если вы все сделали правильно, утром вас встретит непривычно чистый стол. И тогда вы скажете себе и мне большое спасибо за шанс начать день с чистого листа.

Когда порядок появится на столе, он будет сильно контрастировать с общим бардаком. Поэтому не успокаивайтесь и начинайте прибирать в соседних шкафах, в комнате, доме.

Не нужно торопиться убрать все и сразу. Быстро только кошки под лавкой. Поэтому расчищайте свои завалы постепенно.

Часто бывает так, что после проведения дня 5С офис полностью преображается. Меняется пространство, сотрудник, клиенты и даже бизнес.

Однажды после такой уборки мы освободили большую захламленную кладовку и запустили в ней производство жалюзи! Вот такой эффект от порядка.

Все понимают, что не сложно один раз провести генеральную уборку, сложно постоянно поддерживать порядок. Поэтому начните практиковаться со своего рабочего места.

Со временем чистота будет повсюду, а усилия на ее поддержание окупятся с лихвой. Вслед за видимыми изменениями вокруг начнут меняться ваши мысли, мысли повлекут новые дела, а новые дела создадут новую жизнь. Вашу новую жизнь.

Возможно, вы тоже испытаете непередаваемое ощущение свободы выбора и уверенного покоя. Именно так начинается мой день. Удачи!

Архив номеров #Дизайн #Эффективность 

interesno.co

Смотрите также